Privacyverklaring Hockeyclub HC de Haaskamp

1. Onderwerp

1.1. In deze Privacyverklaring informeert de vereniging HC de Haaskamp hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan de Haaskamp persoonsgegevens verwerkt.

1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft de Haaskamp uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).

1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

(a) App: iedere app die door de Haaskamp beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.

(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan de Haaskamp als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.

(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.

(e) Website: iedere website die door de Haaskamp wordt aangeboden, waaronder www.haaskamp.nl of door De Haaskamp gebruikte sites binnen een social media dienst.

2. Algemeen 

2.1. De Haaskamp verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.

2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.

2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de Haaskamp rust;

(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de Haaskamp is opgedragen;

(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Haaskamp of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

3.1. De Haaskamp verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams, het registreren van blessures en het volgen van de ontwikkeling van spelers;

(c) het organiseren van evenementen van of op de Haaskamp, zoals Familie toernooi of borrels voor vrijwilligers, relaties en/of sponsors;

(d) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

(e) het beheer van de organisatie van de Haaskamp, zoals het administreren van de diverse commissies;

(f) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van de Haaskamp, onder meer via elektronische post of App, bijvoorbeeld via de nieuwsbrief, al dan niet begeleid door gesponsorde inhoud;

(g) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen, waaronder die van de KNHB;

(h) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

(i) de administratie van haar vrijwilligers;
(j) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;

(k) de bevordering van het clubgevoel binnen de Haaskamp, waaronder door middel van het publiceren van verjaardagen op de website;

(l) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

3.2. Persoonsgegevens worden door de Haaskamp niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Beeld en geluid

4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van De Haaskamp worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van De Haaskamp, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website, Social Media en/of App worden gebruikt.

4.2. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit viacommunicatie@haaskamp.nlkenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. De Haaskamp heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

5. Cookies

5.1. De Haaskamp maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

5.2. De Haaskamp kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.

5.3. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

5.4. Op de website www.haaskamp.nl maakt de Haaskamp gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

5.5. Voor zover de Haaskamp gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden gevraagd.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

6.1. De Haaskamp deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is de Haaskamp gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

6.3. De Haaskamp kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.

6.4. De Haaskamp kan persoonsgegevens aan een derden verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

6.5. De Haaskamp kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie of voor het drukken van de De Haaskamp Gids. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

6.6. De Haaskamp kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van de Haaskamp in het belang van haar betrokkene is.

7. Bewaartermijn

7.1. De Haaskamp bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.

7.2. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van de Haaskamp zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.

8. Rechten betrokkene

8.1. Betrokken heeft het recht de Haaskamp te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om de Haaskamp te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

8.2. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

8.3. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

8.4. Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal de Haaskamp de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft de Haaskamp nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten en huisreglementen van de Haaskamp. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is de Haaskamp gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

9. Wijzigingen
HC de Haaskamp behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.