Privacyverklaring
Privacyverklaring
Hockeyclub H.C. de Haaskamp
1. Onderwerp
1.1. In deze Privacyverklaring informeert de
vereniging H.C. de Haaskamp hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden,
vrijwilligers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s),
accommodatie en evenementen en andere personen waarvan de Haaskamp
persoonsgegevens verwerkt.
1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft de Haaskamp uitvoering aan de
informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming ("AVG”).
1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de
volgende betekenis:
(a) App: iedere app die door de Haaskamp beschikbaar
wordt gesteld aan betrokkenen.
(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan de Haaskamp als
verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of
indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG
die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht
worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
(e) Website: iedere website die door de Haaskamp wordt
aangeboden, waaronder www.haaskamp.nl of door De Haaskamp gebruikte sites
binnen een social media dienst.
2. Algemeen
2.1. De Haaskamp verwerkt persoonsgegevens in
overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en
zorgvuldige wijze.
2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in
artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.
2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien
en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de
AVG:
(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de
verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering
van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de
betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan
een wettelijke verplichting die op de Haaskamp rust;
(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale
belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling
van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de
uitoefening van het openbaar gezag dat aan de Haaskamp is opgedragen;
(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging
van de gerechtvaardigde belangen van de Haaskamp of van een derde, behalve
wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de
betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan
die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
3. Doeleinden
verwerking persoonsgegevens
3.1. De Haaskamp verwerkt persoonsgegevens van
betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in
het bijzonder:
(a) het voeren van haar ledenadministratie en de
(factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de
deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van
teams, het registreren van blessures en het volgen van de ontwikkeling van
spelers;
(c) het organiseren van evenementen van of op de
Haaskamp, zoals Familie toernooi of borrels voor vrijwilligers, relaties en/of
sponsors;
(d) het beheer en de exploitatie van de accommodatie,
zoals ten behoeve van bardiensten;
(e) het beheer van de organisatie van de Haaskamp,
zoals het administreren van de diverse commissies;
(f) het informeren van leden over de activiteiten en
organisatie van de Haaskamp, onder meer via elektronische post of App,
bijvoorbeeld via de nieuwsbrief, al dan niet begeleid door gesponsorde inhoud;
(g) het uitvoering geven van de Statuten en
reglementen, waaronder die van de KNHB;
(h) de afhandeling van klachten en de registratie van
incidenten;
(i) de administratie van haar vrijwilligers;
(j) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of
vrijwilliger;
(k) de bevordering van het clubgevoel binnen de
Haaskamp, waaronder door middel van het publiceren van verjaardagen op de
website;
(l) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals
vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.
3.2. Persoonsgegevens worden door de Haaskamp niet
verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze
zijn verkregen.
4. Beeld en geluid
4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en
activiteiten bij of van De Haaskamp worden regelmatig foto's genomen en video’s
gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van De Haaskamp, leden van
andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de
website, Social Media en/of App worden gebruikt.
4.2. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit
[email protected] te worden gemaakt. Betreffende
beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. De Haaskamp heeft het recht het
verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of
sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is
afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.
5. Cookies
5.1. De Haaskamp maakt gebruik van zogenaamde
‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de
website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de
betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de
inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden
afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
5.2. De Haaskamp kan ook gebruik maken van analytische
cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de
website en App.
5.3. Meer informatie over het in- en uitschakelen van
cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de
Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken
mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.
5.4. Op de website www.haaskamp.nl maakt
de Haaskamp gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij
Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of
effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens
verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens
gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op
www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.
5.5. Voor zover de Haaskamp gebruikt maakt van andere
cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het
bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal
daartoe om toestemming worden gevraagd.
6. Ontvangers van
persoonsgegevens
6.1. De Haaskamp deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt
niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.
6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten
waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is de Haaskamp gerechtigd de daarvoor
noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie
betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de
hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters)
doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.
6.3. De Haaskamp kan het adressenbestand van haar
leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.
6.4. De Haaskamp kan persoonsgegevens aan een derden
verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.
6.5. De Haaskamp kan ten behoeve van de ondersteuning
van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners
inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie of voor het
drukken van de De Haaskamp Gids. Met verwerkers zal een overeenkomst worden
gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met
betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.
6.6. De Haaskamp kan persoonsgegevens aan derden
verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift
of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van de Haaskamp
in het belang van haar betrokkene is.
7. Bewaartermijn
7.1. De Haaskamp bewaart persoonsgegevens niet langer
dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.
7.2. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een
langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7
jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht
en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar
een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door
het bestuur van de Haaskamp zijn geautoriseerd. De gegevens in het
archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.
8. Rechten betrokkene
8.1. Betrokken heeft het recht de Haaskamp te
verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om de Haaskamp te verzoeken om
rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem
betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken
en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met
inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.
8.2. Wanneer de verwerking op toestemming is
gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te
trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op
basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
8.3. Betrokkene heeft het recht een klacht in te
dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.
8.4. Indien betrokkenen om de verstrekking van
persoonsgegevens wordt verzocht, zal de Haaskamp de gegevens die optioneel zijn
als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of
aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn
geïdentificeerd, heeft de Haaskamp nodig om aan haar wettelijke plichten te
voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder
het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten en huisreglementen van de
Haaskamp. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is de Haaskamp
gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.
9. Wijzigingen
H.C. de
Haaskamp behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.